Her ne kadar dikkat ediliyor olsa da işletmelerde birçok gıda ürünü atılmak zorunda kalmaktadır. Bu ziyanın önüne geçmek için çaba sarf edilse de kaliteden ödün vermeden ziyanın önüne geçmek oldukça zordur. Menülerde yer alan bolca yemeğin üretiminde gerekli olacak malzemelerin önceden hazır edilmesi gerekir. Ancak gün içerisinde siparişler gelmezse hazırlanan malzemeler kalır ve sonraki günde kullanılamaz. Sürekli olarak taze ürün satılması gerekli olduğundan bu malzemelerin atılması gerekir.
Restoranlarda bu olumsuz durum yaşandığı için işletme sahipleri stok ve tedarikçi dengesini olabilecek en iyi şekilde kurmayı hedeflemektedir. Bunun için stoklarda yer alan tüm ürünlerin bilgilerinin tutulması ve her harcamanın stoklara yansıtılması gerekmektedir. Alışverişler aylık olarak yapıldığında bu hesabı yapabilmek için bolca zaman bulunur. Ancak her gün stokların kontrol edilerek siparişlerin verilmesi çok zordur. Bu sebeple de restoran programı kullanılmaktadır. Bu programlar stokların tutulması ve tedarikçilerden yeni siparişlerin talep edilmesinde yardımcı rol üstlenecektir.
Güncel Stok Bilgi ve Raporları
Yazılımcılar tarafından üretilen programların kullanıma başlandığı anda stoklarda yer alan tüm ürünlerin tek seferlik de olsa programa girilmesi gerekmektedir. Düşünüldüğü kadar çok zamana almayan bu işlem sonrasında stoklar rahatlıkla listelenmiş olur. Sonrasında stoklardan her alınan üründe liste güncellenir ve ne zaman istenirse stokların durumu restoran programı üzerinden görülür.
Her istendiği anda stoklarda yer alan malzeme miktarlarının görülmesi büyük bir ayrıcalıktır. Bu şekilde insanlar stoklarda azalan malzemeleri bir liste halinde görebilir. Stokların bulunduğu alana giderek sayım yapılmasına gerek olmamaktadır. Hazırlanan listelerin yanı sıra özel raporlar da sunulmaktadır. Raporlarda stoklardaki malzemelerin hangi gün ve ne amaçla kullanıldığı rahatlıkla görülebilir. İşletme sahipleri bulundukları günlere göre değişken siparişler verebilirler. Bu sayede oluşan ziyan daha düşük seviyelerde olacaktır. Programlar tek başına ziyanı ortadan kaldıramıyor olsa da minimum seviyeye çekmek için faydalı olmaktadır.
Satın Alma ve Fatura Girişleri
Tedarikçilerden alınacak olan malzemelerin kayıtlarını tutmak her gün yapılması gereken bir işe dönüştüğünde oldukça zor olmaktadır. Daha öncesinde verilen tüm siparişlerin yazılması, birim fiyatlardaki değişimler ve ortaya çıkan faturalar listelenmesi zor bilgilerdir. Tüm bu etmenlerin elle hazırlanması yerine restoran programı kullanımı çok daha mantıklı bir tercih olacaktır.
Bu programlar üzerinden geçmişte yapılan harcamaların tamamı görülebilmektedir. Bunun yanı sıra yeni verilecek olan siparişlerin hangi tarihte verilmesinin gerekli olduğu da rahatlıkla belirtilir. İstenildiğinde tedarikçilerin iletişim bilgileri de programlara eklenmektedir. Bu sayede tüm işlemler programlar üzerinden çözülebilir bir hale gelir. Tedarikçilerden alınan faturaların tutulması için kullanılan klasörler yer alır. Ancak bu klasörlerin sürekli olarak açılıp içerisinde yer alan faturaların incelenmesi mümkün olmamaktadır. Bu sebeple de faturalar uygulamaya kaydedilir ve her istenildiğinde kolayca bakılabilir.
